Secretárias executivas e afins tabela salários CBO 2523

Tabela de Salários para cargos da Família “Secretárias(os) executivas (os) e afins”, código CBO 2523.

As informações abaixo se referem a todos os cargos da família “Secretárias(os) executivas (os) e afins CBO 2523” citados na tabela de salários.

Atribuições do cargo

Assessoram os executivos no desempenho de suas funções,atendendo pessoas(cliente externo e interno), gerenciando informações, elaboram documentos, controlam correspondência física e eletrônica, prestam serviços em idioma estrangeiro, organizam eventos e viagens, supervisionam equipes de trabalho, gerem suprimentos, arquivam documentos físicos e eletrônicos auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões.

Formação e experiência

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado em nível de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngues e trilíngues a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Condições gerais para exercício do cargo

Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngue ou trilíngue realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Descrição das Atividades

Assessorar executivos

1. Administrar agenda do(s) executivo(s);
2. Despachar com o(s) executivo(s);
3. Colher assinatura;
4. Priorizar compromissos e ligações telefônicas;
5. Definir horários;
6. Marcar compromissos;
7. Cancelar compromissos;
8. Administrar pendências;
9. Dar suporte em reuniões;
10. Secretariar reuniões;
11. Tomar ditados;
12. Acompanhar executivo(s) em evento(s) e viagens;

Atender pessoas (cliente externo e interno)

1. Recepcionar pessoas;
2. Fornecer informações;
3. Atender pedidos e solicitações;
4. Atender ligações telefônicas;
5. Filtrar ligações telefônicas;
6. Fazer ligações telefônicas;
7. Encaminhar ligações telefônicas;
8. Anotar recados;
9. Transmitir recados;
10. Orientar pessoas;
11. Encaminhar pessoas;
12. Autorizar entrada/permanência de visitantes e terceiros;
13. Prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados;

Gerenciar informações

1. Ler documentos;
2. Pesquisar informações e dados;
3. Consultar profissionais de outras áreas;
4. Elaborar base de dados;
5. Cobrar ações;
6. Cobrar respostas;
7. Cobrar relatórios;
8. Controlar cronogramas;
9. Controlar prazos;
10. Direcionar informações;
11. Manter atualizado o banco de dados;
12. Acompanhar processos;
13. Reproduzir documentos;
14. Confeccionar clippings;
15. Encaminhar documentos;
16. Divulgar informações;

Elaborar documentos

1. Redigir documentos;
2. Elaborar atas;
3. Elaborar relatórios;
4. Elaborar convites e convocações;
5. Formatar documentos;
6. Elaborar planilhas e gráficos;
7. Preparar apresentações;
8. Anotar informações;
9. Digitar documentos;
10. Datilografar documentos;
11. Transcrever textos;
12. Elaborar documentação escolar;
13. Assinar documentação escolar;
14. Elaborar prestação de contas;
15. Elaborar ficha de avaliação;

Controlar correspondência física e eletrônica

1. Receber correspondência;
2. Protocolar correspondência;
3. Triar correspondência;
4. Enviar correspondência;
5. Registrar correspondência;
6. Transmitir fax;
7. Controlar malote;

Prestar serviços em idioma estrangeiro

1. Prestar serviço de intérprete;
2. Ciceronear visitas;
3. Redigir documentos em idioma estrangeiro;
4. Sintetizar textos em idioma estrangeiro;
5. Traduzir documentos;
6. Revisar traduções;
7. Dar suporte a expatriados;

Organizar eventos e viagens

1. Providenciar documentação legal do executivo (passaporte, vistos);
2. Fazer check-list;
3. Pesquisar local;
4. Solicitar verbas;
5. Reservar sala/local;
6. Preparar sala/local;
7. Contratar expositores e palestrantes;
8. Enviar convite ou convocação;
9. Confirmar presença;
10. Escolher cardápio;
11. Providenciar passagens, hospedagem e transporte local;
12. Providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio;
13. Dar suporte durante o evento;
14. Elaborar lista de presença;
15. Encaminhar certificados;

Supervisionar equipes de trabalho

1. Selecionar pessoal;
2. Estabelecer cronograma de atividades;
3. Estabelecer atribuições da equipe;
4. Programar as atividades da equipe;
5. Monitorar o trabalho da equipe;
6. Monitorar horários de entrada e saída;
7. Capacitar equipe;
8. Avaliar a equipe;
9. Contratar serviços de terceiros;

Gerir suprimentos

1. Levantar necessidades de material;
2. Cotar preços;
3. Formular pedidos de compra;
4. Requisitar material;
5. Conferir material;
6. Adaptar espaço para armazenagem;
7. Comprar material, equipamento e mobiliário;
8. Acompanhar contratos e garantias;

Arquivar documentos físicos e eletrônicos

1. Identificar o assunto;
2. Identificar a natureza do documento;
3. Determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem);
4. Classificar documentos;
5. Ordenar documentos;
6. Cadastrar documentos;
7. Utilizar a tabela de temporalidade;
8. Arquivar correspondência;
9. Administrar arquivos;
10. Atualizar arquivos;

Demonstrar competências pessoais

1. Adaptar-se a mudanças;
2. Demonstrar dinamismo;
3. Demonstrar senso de organização;
4. Demonstrar espírito de liderança;
5. Trabalhar sob pressão;
6. Demonstrar pró-atividade;
7. Demonstrar capacidade de retórica;
8. Demonstrar iniciativa;
9. Administrar estresse;
10. Contornar situações adversas;
11. Demonstrar discrição;
12. Demonstrar sensibilidade;
13. Trabalhar em equipe;
14. Demonstrar capacidade de comunicação;
15. Administrar conflitos;
16. Demonstrar paciência;

Recursos para exercício do cargo

1. Softwares Específicos;
2. Aparelhos De Telefonia;
3. Computador;
4. Fotocopiadora;
5. Calculadora;
6. Multifuncional-cópia, digitalização, Fax, Impressão;
7. Escâner;
8. Recursos Audiovisuais;
9. Material De Escritório;
10. Sistemas De Gerenciamento De Informações(proton);

Cargos relacionados

1. Secretária(o) executiva(o) – Assessor de diretoria, Assessor de presidência, Assistente de diretoria, Assistente de presidência, Auxiliar administrativo de diretoria, Auxiliar administrativo de presidência, Secretário de diretoria, Secretário de gabinete, Secretário de presidência, Secretário pleno, Secretário sênior, Tecnólogo em secretariado;
2. Secretário bilíngue – Assessor bilíngue, Assistente bilíngue, Auxiliar administrativo bilíngue, Secretário bilíngue de diretoria, Secretário bilíngue de gabinete, Secretário bilíngue de presidência, Secretário pleno bilíngue, Secretário sênior bilíngue;
3. Secretária trilíngue – Assessor trilíngue, Assistente trilíngue, Auxiliar administrativo trilíngue, Secretário pleno trilíngue , Secretário sênior trilíngue , Secretário trilíngue de diretoria, Secretário trilíngue de gabinete, Secretário trilíngue de presidência;
4. Tecnólogo em secretariado escolar – Secretário de escola(tecnólogo), Secretário escolar(tecnólogo);

Participaram da Pesquisa

Instituição Conveniada Responsável
Fundação Instituto De Pesquisas Econômicas – Fipe – Usp

Instituições

Especialistas

Fonte: Ministério do Trabalho