Montar Administradora de Condomínios gastando pouco

Saiba como montar uma Administradora de Condomínios lucrativa gastando pouco e sem cometer erros. Ganhe muito dinheiro administrando condomínios. Aprenda tudo: investimento, localização, equipamentos, fornecedores, mercado, concorrência, riscos, legislação, mão de obra especializada, captação de cliente, financiamento, atendimento e muito mais…

Administradora de Condomínios

Na época das cavernas já era assim. O homem vivia em grupamentos, havia tarefas definidas para cada integrante da tribo e existia o indivíduo responsável pela “gerência” daquela pequena comunidade.

Hoje, preservado o hábito de viver em conjunto, o homem aprimorou a forma de administrar comunidades sob forma de condomínio e sem a característica de ser simples tarefa de um dos membros do grupo, a administração de condomínio surge como uma atividade que sofre profundas transformações, tornando-se cada dia mais profissional.

Administrar Condomínios transformou-se num negócio.

Como funciona

Uma Administradora de Condomínios funciona como uma assessoria dos síndicos e dos condôminos para os diversos segmentos relativos à área: administração financeira, controle de saldo bancário, aplicações financeiras, pagamento de despesas. Isto quer dizer que uma empresa com estas características gerenciará questões funcionais a partir de direcionamentos de seus clientes (síndicos e condôminos).

As empresas que prestam este tipo de serviço cobram entre 4% e 7% das despesas ordinárias do condomínio, que incluem salários dos funcionários, água e luz das áreas comuns, manutenção de elevadores e compra de materiais de limpeza, entre outras, que varia de acordo com as atividades.

Optando por um tipo de administração mista (sistema em que se transfere para uma empresa apenas parte da administração do prédio), é possível, por exemplo, contratar a empresa apenas para cuidar da contabilidade, ficando com tarefas como contratação ou demissão de funcionários e contratação de prestadoras de serviços de manutenção sob responsabilidade do síndico. É por isto que o custo desse tipo de administração é menor.

Gerido só pela empresa de administração ou em conjunto com o síndico, em ambos os casos e para todos os efeitos, o síndico responde como único responsável legal pelo condomínio.

O que é preciso oferecer

• Assessoria jurídica

Para o acompanhamento eficaz dos processos de despejo, cobrança de condôminos em atraso, etc. Este departamento jurídico deverá ainda assessorar o condomínio em todos os ramos de direito, apoiando-o em eventuais defesas junto aos órgãos municipais ou outros;

• Prestação de contas

Balanço mensal; previsão orçamentária; relatório mensal detalhado das despesas/receitas; relatório mensal detalhado das cotas condominiais em atraso.

• Serviço de manutenção predial

Reforma de áreas comuns; serviços hidráulicos; serviços que necessitem apoio de técnico especializado; manutenção preventiva em bombas d’água; sistema de luz de emergência; instalação e reforma de telhados; antenas coletivas; sistema de interfone e comunicação interna; serviços de serralharia e marcenaria em geral; serviço de paisagismo;

• Contabilidade e recursos humanos

A quem caberá a orientação de aspectos legais relativos a admissão, folha de pagamento, férias, licenças, recolhimento de encargos (INSS, FGTS, PIS, IR), pagamento de salários; pagamento de 13º salário; processo de demissão; processo de aposentadoria; responsável pelo fornecimento de mão-de-obra para o condomínio (faxineiros, vigias, porteiros, manobristas, zeladores, etc.);

• Compras

Departamento que cuidará do apoio logístico, da análise de cotações. Para oferecer esses serviços, o empreendedor deverá ter domínio de administração de prédios, de administração de pessoal, de administração do fluxo de caixa, compras e ainda contatos ou conhecimento dos serviços de reparo e manutenção elétrica, hidráulica, trabalhos de pedreiro, encanador e outros do tipo.

• Serviços

Para trabalhos específicos, como por exemplo, cotações de serviços e materiais, o empreendedor poderá contar com a contratação de mão-de-obra de terceiros e/ou manter cadastro atualizado desses dados.

Vantagem

A vantagem para o síndico em entregar a administração de um prédio a uma empresa especializada é livrar-se, pelo menos teoricamente, dos problemas burocráticos, jurídicos, além da contratação de funcionários e compra de materiais, entre outros.

Perfil do empreendedor

O empreendedor desta área deve estar bem informado quanto às diversas alterações e exigências da área, ser dinâmico e ir além das rotinas de trabalho. Observar com muita atenção mudanças nas normas de segurança do prédio, que será fiscalizado pelo órgão competente do município é prática essencial.

Estabelecendo-se

Com bom conhecimento do mercado de condomínios, experiência em administração de bens imóveis e/ou condomínios, é possível ao empreendedor iniciar a divulgação de seus serviços junto à construtoras, empreendimentos imobiliários, e até mesmo através de sua relação pessoal de amigos e conhecidos.

Estrutura

ma área física específica não é item imprescindível para o início das atividades. Será possível exercer esta atividade em sua própria residência, já que os contatos serão feitos junto ao Síndico e as reuniões de trabalho realizadas no próprio condomínio. No entanto, possuir escritório próprio dá mais credibilidade ao negócio, além de permitir que se receba a visita de condôminos ou prestadores de serviço, sempre que necessário.

O que influencia

Os resultados do negócio dependerão de:

– Conhecimento de administração de prédios;
– Boa disposição para tratar com os condôminos;
– Dispor de mão-de-obra qualificada (pedreiro, encanador, etc.);
– Seriedade;
– Ganhar a confiança dos clientes.

Qualificação

A Contratação de profissionais qualificados é parte fundamental para este tipo de negócio, porém, o maior problema dos condomínios é a falta de qualificação dos
seus síndicos, já que muitos desconhecem a legislação.

Mercado

O mercado de administração de condomínios está em expansão, desta forma as administradoras devem buscar qualidade para encantar o cliente, a fim de garantir espaço no mercado.

Atendendo ao cliente

O bom atendimento é uma qualidade a ser cultivada por todos os funcionários da administradora, principalmente pelos que estiverem em contato com o cliente.

Um cordial atendimento ao interfone, a transmissão de recados precisos, o auxílio a moradores com sacolas, bolsas ou malas, paciência com as crianças, boa apresentação, uso de uniformes e uma postura adequada durante o serviço, são práticas importantes para a boa imagem da empresa e irão render bons frutos.

No atendimento ao síndico, a administradora precisa demonstrar conhecimento da legislação em vigor, da convenção do condomínio e estar sempre pronta para atendê-lo. É aconselhável realizar pesquisas que meçam a satisfação do cliente e que orientem a atuação do síndico. Como exemplo, muitas vezes o síndico acha que o morador não quer gastar, mas ele está preocupado com a segurança e paga qualquer coisa por ela.

Outra dica diz respeito ao relacionamento entre as partes: administradora, síndico e moradores. A administração do futuro está centrada na capacidade que empresa em resolver problemas.

Riscos

Este ramo quase não oferece riscos materiais. Isto porque a Administração atua em nome dos condôminos. Restará apenas sua conceituação como prestador de serviços que deverá ser preservada.

Horário de funcionamento

Não existe horário fixo de trabalho para o funcionamento de uma Administradora de Condomínios, mas o empreendedor deverá estar disposto a despender boa parte de seu tempo em reuniões com síndicos, conselhos consultivos e assembleias. Estas reuniões, normalmente, ocorrem à noite ou em finais de semana.

Algumas administradoras vêm adotando a prática de não comparecer à essas reuniões de condomínio para lavrar as respectivas ATAS, preferindo recebê-las posteriormente e uma vez inteiradas dos problemas, sugerem soluções. Os motivos desta prática são a freqüente discussão de assuntos que não têm relação prática com os assuntos cabíveis e de competência da administradora.

Redução de gastos

A preocupação maior, tanto dos condôminos como dos próprios administradores de condomínios, é enxugar gastos e promover campanhas de economia de água, energia elétrica, além de treinar zeladores e porteiros, principalmente quanto à questão de segurança. Para facilitar o controle das despesas a maioria das administradoras vêm buscando o auxílio da informática para oferecer serviços rápidos, precisos, de qualidade e a preços mais acessíveis.

Controles

É necessário um rigoroso controle de recebimento das despesas do condomínio, controle dos custos e assistência constante aos condôminos. Recorrer aos avanços da informática para aprimorar esses controles é uma boa saída.

Casos reais

Um exemplo de vantagem financeira com a substituição de um síndico convencional por uma empresa é o de um prédio em São Paulo, onde os moradores reclamavam do alto custo do condomínio e resolveram contratar uma empresa administradora, que conseguiu reduzir o excesso de horas extras de 85% sobre a folha para 30%. Havia erros nas substituições. “Um porteiro substituía o outro no dia de folga, pagava-se a hora extra do intervalo de repouso do porteiro, quando o zelador poderia substituí-lo; pessoal de faxina fazia hora extra sem necessidade”, explica Cunha. Segundo ele, a maioria dos síndicos não tem tempo para observar essas práticas.

Na internet

É possível acessar sites destinados a dar dicas e sanar dúvidas sobre administração de condomínios. Os assuntos vão desde a indicação de empresas prestadoras de serviços até informações sobre legislação trabalhista. A maior vantagen desses serviços é que são gratuitos. O síndico tem apenas de se cadastrar, escolher o assunto desejado e enviar um e-mail. As empresas que administram esses sites garantem que as dúvidas são repassadas a especialistas e que as respostas saem em, no máximo, 48 horas.

Novas experiências

Em São Paulo, empresas americanas estão começando a atuar no mercado de condomínios com um “know how” fabuloso. Essas empresas têm programas de computador que comparam 80 itens de despesa de um condomínio, de acordo com o padrão de cada edifício. O programa gera uma planilha de custos, que dá o consumo exato do condomínio e compara esses dados com os que a empresa tem como padrão. Tudo isto obviamente “cria” novas necessidades e avançados padrões de execução dentro desse mercado. E é claro que em breve deverão estar sendo seguidos por aqueles que quiserem manter sua posição no ramo.

Observação

Vale salientar mais uma vez que essa transferência de tarefas não isenta o síndico de responder juridicamente pelo condomínio. Em outras palavras, se a administradora errar ou atropelar a legislação, a responsabilidade total será do síndico. É claro que, posteriormente, ele poderá acionar a administradora para recuperar eventuais prejuízos, mas até lá, terá de assumir os problemas.

Enfim, não existe perfil definitivo de um empreendimento, seja qual for a atividade em questão. Assim, além dos dados aqui apresentados, visitar estabelecimentos congêneres, conversar com pessoas que já estejam no ramo há algum tempo, ler publicações específicas, consultar entidades de classe ou sindicatos, são hábitos que poderão trazer informações importantes, que em muito o ajudarão.